Plateforme de gestion électronique des courriers: Un pilier pour la modernisation de l’administration publique

L'adoption de la gestion électronique des courriers (Gec) dans l’administration publique béninoise a induit des changements profonds. Selon Francisca Dossou Adikpéto, responsable de la communication et du marketing au ministère du Numérique et de la Digitalisation, cette transformation a permis une gestion plus rapide et plus efficace des documents, une réduction des délais de traitement et une fluidification des échanges. Elle met aussi en lumière l’amélioration de la transparence et de la traçabilité des courriers, des éléments clés pour renforcer la confiance des citoyens envers l’administration.

En outre, la réduction de l’utilisation du papier offre des bénéfices environnementaux tout en permettant de réaliser des économies considérables. Elle fait observer que l’objectif principal de la Gec est de moderniser et d’optimiser le traitement des documents administratifs, en numérisant les courriers entrants et sortants, facilitant ainsi leur suivi et archivage.

La solution Gec repose sur des outils numériques permettant de numériser, enregistrer, traiter, classer et transmettre les documents, ce qui optimise l'organisation et réduit l’utilisation du papier.

Selon Francisca Dossou Adikpéto, cette approche favorise également la collaboration entre les différents services administratifs, rendant les processus plus efficaces. Elle explique que l’implémentation de la Gec répond à trois grands défis : l’inefficacité de la gestion des flux documentaires, le respect des normes strictes de conservation et de sécurité des données, ainsi que la difficulté d’accès rapide et sécurisé aux informations. « La Gec permet d’automatiser la réception, la diffusion et le suivi des courriers, ce qui garantit la conformité réglementaire tout en offrant un accès facile aux documents grâce à des outils de recherche et des métadonnées», précise-t-elle.

Fonctionnement

La Gec comporte plusieurs étapes clés. Premièrement, les courriers physiques sont numérisés grâce à des scanners, générant ainsi des versions électroniques. Ensuite, ces courriers sont qualifiés, indexés et enregistrés dans le système. «Une fois numérisés, les courriers sont classés selon des critères préétablis, ce qui facilite leur recherche et leur récupération ultérieure», a-t-elle expliqué en notant que le responsable administratif affecte chaque courrier au collaborateur concerné, avec la possibilité d’ajouter d’autres collaborateurs en copie. Le traitement des courriers peut alors, à l’en croire, entraîner leur réaffectation ou l’élaboration de réponses. Ces documents sont ensuite stockés dans des bases de données sécurisées, ce qui permet de réduire l’encombrement physique et d’améliorer la sécurité des informations. « Les utilisateurs peuvent facilement consulter les courriers via des interfaces dédiées et partager les documents entre collègues, tout en suivant l’évolution des courriers et en ayant une vue d’ensemble de leur statut », a-t-elle affirmé.

Défis à surmonter 

Bien que l’initiative ait déjà été déployée dans plusieurs communes comme Porto-Novo, Cotonou, Parakou, et bien d’autres, des défis demeurent pour rendre cette plateforme plus performante. Francisca Dossou Adikpéto relève certaines insuffisances telles que le manque de formation des agents de l’administration publique à l’utilisation des outils numériques, ce qui limite leur capacité à tirer pleinement parti de la plateforme.